Office Manager / Management Assistant (m/w/d)
Düsseldorf Teil- o. Vollzeit ab sofort Mid-Level, Senior
Über uns.
YeaHR! hilft, (internationale) Arbeitgebermarken zum Strahlen zu bringen, schwierige Recruitingherausforderungen zu lösen und intern Kommunikation und Change voranzutreiben. Dabei ist uns (fast) keine Herausforderung zu groß. Deswegen sagen wir: Challenge accepted!
Deine Aufgaben.
Office Management 65 %
- Du kümmerst Dich eigenverantwortlich und engagiert um unser Büro, mit allem, was dazugehört.
- Du bist die/der gute(n) Seele des Hauses – da alle Mitarbeitenden mobil arbeiten, bist Du der/diejenige, auf den/die man immer im Büro zählen kann.
- Du bereitest unsere monatliches Team Meeting im Office liebevoll vor (Catering, Auf/Abbau usw.).
- Du hast ein Auge für Ordnung, hilfst das Büro strukturiert zu halten, kümmerst Dich proaktiv um notwendige Anschaffungen (Büroartikel, Verpflegung usw.) und die Wartung des Inventars (Kaffeemaschine usw.), sowie um die Aktualisierung von Hausregeln und Hinweisen.
- Power Point kannst Du – und Du hältst unsere Onboarding Folien für neue Mitarbeiter:innen stets aktuell und führst auch eigenständig Bürorundgänge und Präsentationen zum Büro und dessen Technik und Inventar für neue Mitarbeitende durch.
- Du führst den Empfang inklusive Post, Telefon, Gästebewirtung.
- Die Erfassung und Digitalisierung von Belegen (z. B. Rechnungen und Briefen) gehört für dich ebenso zu den täglichen Aufgaben, wie die Organisation von Geschäftsreisen inklusive Reisekosten-abrechnung.
- Du kümmerst Dich um das digitale Ablage-, Wiedervorlage- und Vertragsmanagement.
- Du bist erster Ansprechpartner für externe Dienstleister, wie IT, Bürotechnik, Putzfirma und Faciliymanagement, Fuhrpark, etc. und du arbeitest eng mit dem COO/CFO zusammen, wenn es um große Beschaffungen, Angebote und Verträge usw. geht.
- Einfaches IT-Troubleshooting im Büro für Gäste und Mitarbeitende traust Du Dir nach Schulung durch unseren COO zu.
- Du unterstützt unser Team beim Einkauf, Mailings und Sonderprojekten.
- Auch die vielfältigsten Besorgungs-, Koordinations- und Organisationsaufgaben bewältigst Du mit Bravour.
People & Culture 15 %
- Du organisierst Firmenevents, Workshops und Meetings.
- Wir wachsen und Du unterstützt das HR- und Recruiting Team bei der Organisation des Bewerbermanagements sowie der Koordination von Vorstellungsterminen, zusätzlich bist du erster Ansprechpartner für das Onboarding neuer Mitarbeiter: innen.
- Du gehörst zum Team-Vorsicht und legst Wert auf Gesundheit und Arbeitssicherheit und hilfst uns auch in schwierigen Zeiten ein gesundes Zusammenarbeiten zu ermöglichen (bei Bedarf: Überwachung von betrieblichen Corona Tests nach entsprechender Schulung, Einhaltung unsere Corona-Regeln im Büro, Zusammenarbeit mit dem Betriebsarzt usw.).
- Du bist für unsere Mitarbeiter: innen da, damit es ihnen gut geht und sie immer mit Freude bei YeaHR! sind.
- Geburtstage, Firmenjubiläen, Ende der Probezeit – Du hast immer wichtige Ereignisse der Kolleg:innen im Blick.
- Mitarbeiter Benefits wie unsere berühme „Yeahcation“ koordinierst Du mit Bravour.
- Was unseren Mitarbeiter:innen auch fehlt – Dir fällt es auf.
Assistenz der Geschäftsführung 20 %
- Du unterstützt unsere beiden Geschäftsführer proaktiv im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft.
- Du übernimmst eigenständig Sonderprojekte der Geschäftsleitung.
- Du bereitest Präsentationen und Reports vor und ab und zu protokollierst Du interne & externe Termine.
- Du unterstützt die Geschäftsleitung bei Team Meetings, Marketing, PR, Workshops und Networking.
Dein Profil.
- Du kennst Dich im schönen Düsseldorfer Norden gut aus – ein Restaurant für das Mittagessen, die beste Eisdiele in der Nähe, einen Handwerker für das Büro – Du verfügst bereits über ein gutes Netzwerk in der Umgebung!
- Du hast montags bis donnerstags (freitags ist frei) mindestens 30 Stunden pro Woche Zeit für uns und kannst mehrmals die Woche im Büro anwesend sein (aber sollten neue Einschränkungen o. ä. kommen, hast Du auch grundsätzlich kein Problem mit temporärem Homeoffice). Bei Veranstaltungen, Team Events o. ä. bist Du flexibel und machst es in der Regel möglich, dabei zu sein.
- Du hast eine hohe Dienstleistungsorientierung sowie eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung / ein wirtschaftliches Studium und mehrjährige Berufserfahrung mit sehr guten Referenzen in einer vergleichbaren Position.
- Du hast bereits Recruitingprozesse unterstützt und weiß, wie wichtig die Kandidatenkommunikation und zügige Bearbeitung von Bewerbungen ist.
- Du hast idealerweise grundlegende Kenntnisse in Buchhaltungsthemen und vorbereitender Buchführung (z. B. Belegvorerfassung und Vorkontierung).
- Du bezeichnest Dich als Generalist und Intrapreneur – also ein kleiner Unternehmer im Unternehmen, der seinen Aufgabenbereich eigenverantwortlich führt und dabei das große Ganze im Blick hat.
- Du bist Self-Starter, Allrounder, Mitdenker, proaktiv, engagiert, verbindlich, organisiert, perfektionistisch und dienstleistungsorientiert.
- Dir fällt jeden Tag etwas auf, was man besser machen könnte.
- Du gehst professionell mit allen gängigen Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint) um und bist vertraut mit HR- und Buchhaltungsprogrammen.
- Du hast einen Führerschein Klasse B und bist mobil.
- Deine Heimat ist idealerweise das Agentur-/ Beratungsumfeld.
- Du bist unkompliziert – Du stehst stabil mit beiden Beinen im Leben.
- Du liebst Multitasking und Deine ehemaligen Chefs würden uns sagen, dass Du belastbar und ein wahres Organisationstalent bist.
- Du sprichst und schreibst fließend Deutsch; englische Sprachkenntnisse sind von Vorteil.
- Du behandelst sensible Themen mit Feingefühl und Diskretion.
- Mal wird das Büro voller sein, mal leer – beides ist für Dich kein Problem.
- Und nicht zuletzt: Dein Herz schlägt für HR.
Ansprechpartner.
Wir konnten Dein Interesse wecken?
Dann schicke uns Deine Bewerbung oder lass Dich in einem unverbindlichen Gespräch von uns überzeugen.
Lena
… Wir geben zu: Wir sind ein geiler Arbeitgeber.
Nur wenn jede:r Mitarbeiter:in glücklich ist, sind wir es auch.
Our package, your contract.
An employment agreement that suits your personal preferences. 4-day working week, starting at 8 am, working from home and 50 days of holiday entitlement? No problem. Most importantly, we work 36 hours per week. You have the choice: either working a 4.5-day week or a 4-day week, resulting in a day off on Fridays. While receiving a full salary. We want your job to match your lifestyle. We fully embrace remote work. Of course, we are always happy to receive visitors at our office in Düsseldorf, but a team get-together is only possible once a month. The rest of the time, you have complete control over how, when and where you do your work.
Our support, your life.
Our ConcieYeaHRge service doesn't just make your life easier at work. We provide our office management with a yearly budget to help take the stress away from your personal life, allowing you to focus fully on your work. In exchange, you can anticipate surprises, assistance with booking restaurants and cinema tickets, flat handovers, flowers for your loved ones, and much more.
Our offer, your progress.
We want you to remain healthy, so we participate and provide voluntary vaccinations such as flu shots. Our "thx coaching and development" programme offers on-the-job coaching, customized tools, and educational resources. You can develop your abilities with the help of external coaches through chat, digital video, and interactive learning opportunities.
Our responsibility, your contribution.
Every year on the 5th of September, which is the International Day of Charity, we aim to make a positive impact on the world as a team.
We collaborate at the start of each year to determine what that will be.
Mi casa es su casa.
From the beginning of January until Easter, YeaHR! rents an apartment.
You want to work there? No problem: we take care of travel and accommodation for a maximum of 1 week. You want to bring your family along? That's fine too! You just have to pay the travel costs for the family members. You want to extend your stay and use up your remaining holiday? That's also possible – by sharing the costs. By the way: our destination in 2022 was London, in 2023 it was Barcelona.
Enjoy a peaceful, creative workspace and socialize with your colleagues at our Post Corona Office located in the north of Düsseldorf. Desks and parking spaces can be booked via our app. Once a month, all YeaHR! employees gather for a team meeting. This is the ideal office for today.
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Lena