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Office Manager / Management Assistant (m/w/d)

 Düsseldorf, remote    Teil- o. Vollzeit    ab sofort    Mid-Level, Senior 

Über uns.

YeaHR! hilft, (internationale) Arbeit­geber­marken zum Strahlen zu bringen, schwierige Recruiting­heraus­forde­rungen zu lösen und intern Kommunikation und Change voranzutreiben. Dabei ist uns (fast) keine Heraus­forderung zu groß. Deswegen sagen wir: Challenge accepted!

Deine Aufgaben.

 Assistenz der Geschäftsführung (15 %) 
  • Du unterstützt unsere beiden CEOs und den COO/CFO proaktiv im operativen und organisatorischen Tages­geschäft.
  • Du übernimmst eigenständig Sonder­projekte der Geschäfts­leitung.
  • Du bereitest Präsentationen und Reports vor und protokollierst interne & externe Termine.
  • Du unterstützt die Geschäfts­leitung bei Marketing, PR, Work­shops und Net­working.
 Finance (30 %) 
  • Du verantwortest die vorbereitende Lohn- und Finanz­buch­haltung und stellst den Rechnungs­frei­gabeprozess sicher.
  • Du arbeitest eng mit dem Steuer­büro zusammen und unterstützt bei Monats- und Jahres­abschlüssen.
  • Du bist für die Abrechnung der Reise­kosten, Spesen und Kredit­karten verantwortlich.
  • Du überwachst den Zahlungs­erkehr und kümmerst Dich um das Mahn­wesen.
 People & Culture (10 %) 
  • Du organisierst das Bewerber­management, koordinierst Vorstellungs­termine und bist erster Ansprech­partner für das Onboarding neuer Mitarbeiter.
  • Du verwaltest die Personal­administration.
  • Du unterstützt die Geschäfts­leitung bei Sonder­projekten, wie dem Coaching­programm, Employee Self Service, New Work, etc.
 Office Management (30 %) 
  • Du kümmerst Dich eigen­verantwortlich und engagiert um unser Büro, mit allem, was dazugehört.
  • Du führst den Empfang inklusive Post, Telefon, Gäste­bewirtung.
    Du organisierst Geschäfts­reisen inklusive Reise­kosten­abrechnung.
  • Du bist erster Ansprech­partner für externe Dienst­leister, wie IT, Büro­technik und Faciliy­management, Fuhr­park, etc.
  • Du kümmerst Dich um das digitale Ablage-, Wieder­vorlage- und Vertrags­management.
  • Du unterstützt unser Team bei Einkauf, Mailings und Sonder­projekten.
  • Betrieblicher Erst­helfer, Arbeits­stätten­verordnung, EU-DSGVO – alles schon mal gehört.
  • Auch die vielfältigsten Besorgungs-, Koordinations- und Organisations­aufgaben bewältigst Du mit Bravour.
  • Optional: Du arbeitest aktiv beim Research mit und führst Interviews, betreust Fokus­gruppen, wertest Protokolle aus (Coaching-Ausbildung wünschenswert).
 Feelgood Management (15 %) 
  • Du organisierst Firmen­events, Ausflüge, Workshops und Meetings.
  • Als ConcieYeaHRge bist Du für unsere Mitarbeiter da, damit es ihnen gut geht und sie immer mit Freude bei YeaHR! sind.
  • Was unseren Mitarbeitern auch fehlt, Dir fällt es auf.

Dein Profil.

  • Du hast eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung / ein wirtschaftliches Studium und mehr­jährige Berufs­erfahrung in einer vergleich­baren Position.
  • Du bezeichnest Dich als Generalist und Intrapreneur – also ein kleiner Unternehmer im Unternehmen, der seinen Aufgaben­bereich eigen­ver­antwort­lich führt und dabei das große Ganze im Blick hat.
  • Du bist Self-Starter, Allrounder, Mitdenker, proaktiv, engagiert, verbindlich, organisiert, perfektionistisch und dienst­leistungs­orientiert.
  • Dir fällt jeden Tag etwas auf, was man besser machen könnte.
  • Du gehst professionell mit allen gängigen Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint) um und bist vertraut mit Agentur­softwares, HR- und Buchhaltungsprogrammen.
  • Deine Heimat ist das Agentur-/ Beratungs­umfeld, hier kennst Du Dich aus.
  • Du bist unkompliziert – Du stehst stabil mit beiden Beinen in Leben.
  • Du liebst Multi­tasking und Deine ehemalige Chefs würden uns sagen, dass Du belastbar und ein wahres Organisations­talent bist.
  • Du hast mindestens 30 Stunden pro Woche Zeit für uns.
  • Und nicht zuletzt: Dein Herz schlägt für HR.

Wir geben zu: Wir sind ein geiler Arbeit­geber.

Nur wenn jeder Mitarbeiter glücklich ist, sind wir es auch.

YouHR! – Unser Paket, Dein Vertrag.
 Unser Paket, Dein Vertrag. 

Individuell auf Dich zugeschnittener Arbeits­vertrag. 4-Tage Woche, morgens um 8 starten, Home Office, 50 Tage Urlaub? All das geht. Denn wir wollen, dass Dein Job zu Deinem Leben passt. Zuschuss zur Kinder­betreuung, Monats­ticket, Fitness­studio, Beteiligung an einer Weiter­bildung, Reinigungs­kraft für Zuhause, Health: wir einigen uns auf Benefits, die Dir und Deinem Leben weiterhelfen. Hardware und Mobility sind ebenfalls kein Problem: mit Car­sharing, e-Scooter oder Beats Kopf­hörern.

ConcieYeaHRge! – Unser Support, Dein Leben.
 Unser Support, Dein Leben. 

Unser ConcieYeaHRge Service macht Dir nicht nur am Arbeits­platz das Leben leichter.

Damit Du Dich voll und ganz auf Deinen Job konzentrieren kannst, statten wir unser Office Management jährlich mit einem fixen Budget aus, um Dich auch privat zu entlasten. Dafür kannst Du erwarten: private Über­raschungen oder Hilfe bei Restaurant­reservierungen, Kino­tickets, Wohnungs­übergaben, Blumen für die Liebsten und und und …

Yeah, me! – Unser Angebot, Dein Progress.
  Unser Angebot, Dein Progress. 

Wir möchten, dass Du gesund bist und bleibst. Deswegen beteiligen wir uns an Vorsorge­unter­suchungen und bieten auf freiwilliger Basis Impfungen – wie z. B. die Grippe­schutzimpfung – an.

Unsere Plattform „thx coaching und development“ stellt Live-Coaching, personalisierte Tools und Lern­ressourcen bereit. Direkt am Arbeits­platz oder unterwegs, über Chat, digitales Video und mit einer interaktiven Lern­umgebung helfen Dir externe Coaches, Dich weiter­zuentwickeln.

ChYeaHRity! – Unsere Verantwortung, Dein Beitrag.
 Unsere Verantwortung, Dein Beitrag. 

Jedes Jahr aufs Neue am International Day of Charity: 5. September wollen wir gemeinsam Gutes tun.

Was das ist, entscheiden wir Anfang des Jahres gemeinsam.

YeahCation! – Unsere Casa, Deine Wahl.
 Unsere Casa, Deine Wahl. 

Immer Anfang Januar bis Ostern mietet YeaHR! ein Firmen­apartment.

Du willst dort arbeiten? Kein Problem: wir übernehmen Anreise und Unterkunft für maximal 1 Woche. Du willst die Familie mitnehmen? Auch das geht– die Reise­kosten für die Familien­mitglieder übernimmst Du. Du willst verlängern und Rest­urlaub abbummeln? Auch das geht – unter Kosten­beteiligung.

Ansprechpartner.

Wir konnten Dein Interesse wecken?
Dann schicke uns Deine Bewerbung oder lass Dich in einem unverbind­lichen Gespräch von Marc überzeugen.

Herr Marc Herr, COO/CFO

Bewerbung.

Du möchtest Dich bewerben auf diese Ausschreibung? Das freut uns. Du brauchst keine Bewerbungsschreiben. Schick uns nur ein paar Daten und Marc meldet sich dann bei Dir.
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Call-Back.

Du hast Fragen zu dieser Ausschreibung? Klar! Gib uns ein paar Eckdaten und Marc meldet sich schnellstmöglich bei Dir.

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