Office Manager / Management Assistant (m/w/d)

Düsseldorf, remote Teil- o. Vollzeit ab sofort Mid-Level, Senior

Über uns.

YeaHR! hilft, (internationale) Arbeitgebermarken zum Strahlen zu bringen, schwierige Recruitingherausforderungen zu lösen und intern Kommunikation und Change voranzutreiben. Dabei ist uns (fast) keine Herausforderung zu groß. Deswegen sagen wir: Challenge accepted!

Deine Aufgaben.

Assistenz der Geschäftsführung (15 %)

Du unterstützt unsere beiden CEOs und den COO/CFO proaktiv im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft.
Du übernimmst eigenständig Sonderprojekte der Geschäftsleitung.
Du bereitest Präsentationen und Reports vor und protokollierst interne & externe Termine.
Du unterstützt die Geschäftsleitung bei Marketing, PR, Workshops und Networking.

Finance (30 %)

Du verantwortest die vorbereitende Lohn- und Finanzbuchhaltung und stellst den Rechnungsfreigabeprozess sicher.
Du arbeitest eng mit dem Steuerbüro zusammen und unterstützt bei Monats- und Jahresabschlüssen.
Du bist für die Abrechnung der Reisekosten, Spesen und Kreditkarten verantwortlich.
Du überwachst den Zahlungserkehr und kümmerst Dich um das Mahnwesen.

People & Culture (10 %)

Du organisierst das Bewerbermanagement, koordinierst Vorstellungstermine und bist erster Ansprechpartner für das Onboarding neuer Mitarbeiter.
Du verwaltest die Personaladministration.
Du unterstützt die Geschäftsleitung bei Sonderprojekten, wie dem Coachingprogramm, Employee Self Service, New Work, etc.

Office Management (30 %)

Du kümmerst Dich eigenverantwortlich und engagiert um unser Büro, mit allem, was dazugehört.
Du führst den Empfang inklusive Post, Telefon, Gästebewirtung.
Du organisierst Geschäftsreisen inklusive Reisekostenabrechnung.
Du bist erster Ansprechpartner für externe Dienstleister, wie IT, Bürotechnik und Faciliymanagement, Fuhrpark, etc.
Du kümmerst Dich um das digitale Ablage-, Wiedervorlage- und Vertragsmanagement.
Du unterstützt unser Team bei Einkauf, Mailings und Sonderprojekten.
Betrieblicher Ersthelfer, Arbeitsstättenverordnung, EU-DSGVO – alles schon mal gehört.
Auch die vielfältigsten Besorgungs-, Koordinations- und Organisationsaufgaben bewältigst Du mit Bravour.
Optional: Du arbeitest aktiv beim Research mit und führst Interviews, betreust Fokusgruppen, wertest Protokolle aus (Coaching-Ausbildung wünschenswert).

Feelgood Management (15 %)

Du organisierst Firmenevents, Ausflüge, Workshops und Meetings.
Als ConcieYeaHRge bist Du für unsere Mitarbeiter da, damit es ihnen gut geht und sie immer mit Freude bei YeaHR! sind.
Was unseren Mitarbeitern auch fehlt, Dir fällt es auf.

Dein Profil.

Du hast eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung / ein wirtschaftliches Studium und mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
Du bezeichnest Dich als Generalist und Intrapreneur – also ein kleiner Unternehmer im Unternehmen, der seinen Aufgabenbereich eigenverantwortlich führt und dabei das große Ganze im Blick hat.
Du bist Self-Starter, Allrounder, Mitdenker, proaktiv, engagiert, verbindlich, organisiert, perfektionistisch und dienstleistungsorientiert.
Dir fällt jeden Tag etwas auf, was man besser machen könnte.
Du gehst professionell mit allen gängigen Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint) um und bist vertraut mit Agentursoftwares, HR- und Buchhaltungsprogrammen.
Deine Heimat ist das Agentur-/ Beratungsumfeld, hier kennst Du Dich aus.
Du bist unkompliziert – Du stehst stabil mit beiden Beinen in Leben.
Du liebst Multitasking und Deine ehemalige Chefs würden uns sagen, dass Du belastbar und ein wahres Organisationstalent bist.
Du hast mindestens 30 Stunden pro Woche Zeit für uns.
Und nicht zuletzt: Dein Herz schlägt für HR.

Wir geben zu: Wir sind ein geiler Arbeitgeber.

Nur wenn jeder Mitarbeiter glücklich ist, sind wir es auch.

Unser Paket, Dein Vertrag.

Individuell auf Dich zugeschnittener Arbeitsvertrag. 4-Tage Woche, morgens um 8 starten, Home Office, 50 Tage Urlaub? All das geht. Denn wir wollen, dass Dein Job zu Deinem Leben passt. Zuschuss zur Kinderbetreuung, Monatsticket, Fitnessstudio, Beteiligung an einer Weiterbildung, Reinigungskraft für Zuhause, Health: wir einigen uns auf Benefits, die Dir und Deinem Leben weiterhelfen. Hardware und Mobility sind ebenfalls kein Problem: mit Carsharing, e-Scooter oder Beats Kopfhörern.

Unser Support, Dein Leben.

Unser ConcieYeaHRge Service macht Dir nicht nur am Arbeitsplatz das Leben leichter.

Damit Du Dich voll und ganz auf Deinen Job konzentrieren kannst, statten wir unser Office Management jährlich mit einem fixen Budget aus, um Dich auch privat zu entlasten. Dafür kannst Du erwarten: private Überraschungen oder Hilfe bei Restaurantreservierungen, Kinotickets, Wohnungsübergaben, Blumen für die Liebsten und und und …

Unser Angebot, Dein Progress.

Wir möchten, dass Du gesund bist und bleibst. Deswegen beteiligen wir uns an Vorsorgeuntersuchungen und bieten auf freiwilliger Basis Impfungen – wie z. B. die Grippeschutzimpfung – an.

Unsere Plattform „thx coaching und development“ stellt Live-Coaching, personalisierte Tools und Lernressourcen bereit. Direkt am Arbeitsplatz oder unterwegs, über Chat, digitales Video und mit einer interaktiven Lernumgebung helfen Dir externe Coaches, Dich weiterzuentwickeln.

Unsere Verantwortung, Dein Beitrag.

Jedes Jahr aufs Neue am International Day of Charity: 5. September wollen wir gemeinsam Gutes tun.

Was das ist, entscheiden wir Anfang des Jahres gemeinsam.

Unsere Casa, Deine Wahl.

Immer Anfang Januar bis Ostern mietet YeaHR! ein Firmenapartment.

Du willst dort arbeiten? Kein Problem: wir übernehmen Anreise und Unterkunft für maximal 1 Woche. Du willst die Familie mitnehmen? Auch das geht– die Reisekosten für die Familienmitglieder übernimmst Du. Du willst verlängern und Resturlaub abbummeln? Auch das geht – unter Kostenbeteiligung.