Office Manager / Management Assistant (m/w/d)

Düsseldorf Teil- o. Vollzeit ab sofort Mid-Level, Senior

Über uns.

YeaHR! hilft, (internationale) Arbeitgebermarken zum Strahlen zu bringen, schwierige Recruitingherausforderungen zu lösen und intern Kommunikation und Change voranzutreiben. Dabei ist uns (fast) keine Herausforderung zu groß. Deswegen sagen wir: Challenge accepted!

Deine Aufgaben.

Office Management 65 %

Du kümmerst Dich eigenverantwortlich und engagiert um unser Büro, mit allem, was dazugehört.
Du bist die/der gute(n) Seele des Hauses – da alle Mitarbeitenden mobil arbeiten, bist Du der/diejenige, auf den/die man immer im Büro zählen kann.
Du bereitest unsere monatliches Team Meeting im Office liebevoll vor (Catering, Auf/Abbau usw.).
Du hast ein Auge für Ordnung, hilfst das Büro strukturiert zu halten, kümmerst Dich proaktiv um notwendige Anschaffungen (Büroartikel, Verpflegung usw.) und die Wartung des Inventars (Kaffeemaschine usw.), sowie um die Aktualisierung von Hausregeln und Hinweisen.
Power Point kannst Du – und Du hältst unsere Onboarding Folien für neue Mitarbeiter:innen stets aktuell und führst auch eigenständig Bürorundgänge und Präsentationen zum Büro und dessen Technik und Inventar für neue Mitarbeitende durch.
Du führst den Empfang inklusive Post, Telefon, Gästebewirtung.
Die Erfassung und Digitalisierung von Belegen (z. B. Rechnungen und Briefen) gehört für dich ebenso zu den täglichen Aufgaben, wie die Organisation von Geschäftsreisen inklusive Reisekosten-abrechnung.
Du kümmerst Dich um das digitale Ablage-, Wiedervorlage- und Vertragsmanagement.
Du bist erster Ansprechpartner für externe Dienstleister, wie IT, Bürotechnik, Putzfirma und Faciliymanagement, Fuhrpark, etc. und du arbeitest eng mit dem COO/CFO zusammen, wenn es um große Beschaffungen, Angebote und Verträge usw. geht.
Einfaches IT-Troubleshooting im Büro für Gäste und Mitarbeitende traust Du Dir nach Schulung durch unseren COO zu.
Du unterstützt unser Team beim Einkauf, Mailings und Sonderprojekten.
Auch die vielfältigsten Besorgungs-, Koordinations- und Organisationsaufgaben bewältigst Du mit Bravour.

People & Culture 15 %

Du organisierst Firmenevents, Workshops und Meetings.
Wir wachsen und Du unterstützt das HR- und Recruiting Team bei der Organisation des Bewerbermanagements sowie der Koordination von Vorstellungsterminen, zusätzlich bist du erster Ansprechpartner für das Onboarding neuer Mitarbeiter: innen.
Du gehörst zum Team-Vorsicht und legst Wert auf Gesundheit und Arbeitssicherheit und hilfst uns auch in schwierigen Zeiten ein gesundes Zusammenarbeiten zu ermöglichen (bei Bedarf: Überwachung von betrieblichen Corona Tests nach entsprechender Schulung, Einhaltung unsere Corona-Regeln im Büro, Zusammenarbeit mit dem Betriebsarzt usw.).
Du bist für unsere Mitarbeiter: innen da, damit es ihnen gut geht und sie immer mit Freude bei YeaHR! sind.
Geburtstage, Firmenjubiläen, Ende der Probezeit – Du hast immer wichtige Ereignisse der Kolleg:innen im Blick.
Mitarbeiter Benefits wie unsere berühme „Yeahcation“ koordinierst Du mit Bravour.
Was unseren Mitarbeiter:innen auch fehlt – Dir fällt es auf.

Assistenz der Geschäftsführung 20 %

Du unterstützt unsere beiden Geschäftsführer proaktiv im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft.
Du übernimmst eigenständig Sonderprojekte der Geschäftsleitung.
Du bereitest Präsentationen und Reports vor und ab und zu protokollierst Du interne & externe Termine.
Du unterstützt die Geschäftsleitung bei Team Meetings, Marketing, PR, Workshops und Networking.

Dein Profil.

Du kennst Dich im schönen Düsseldorfer Norden gut aus – ein Restaurant für das Mittagessen, die beste Eisdiele in der Nähe, einen Handwerker für das Büro – Du verfügst bereits über ein gutes Netzwerk in der Umgebung!
Du hast montags bis donnerstags (freitags ist frei) mindestens 30 Stunden pro Woche Zeit für uns und kannst mehrmals die Woche im Büro anwesend sein (aber sollten neue Einschränkungen o. ä. kommen, hast Du auch grundsätzlich kein Problem mit temporärem Homeoffice). Bei Veranstaltungen, Team Events o. ä. bist Du flexibel und machst es in der Regel möglich, dabei zu sein.
Du hast eine hohe Dienstleistungsorientierung sowie eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung / ein wirtschaftliches Studium und mehrjährige Berufserfahrung mit sehr guten Referenzen in einer vergleichbaren Position.
Du hast bereits Recruitingprozesse unterstützt und weiß, wie wichtig die Kandidatenkommunikation und zügige Bearbeitung von Bewerbungen ist.
Du hast idealerweise grundlegende Kenntnisse in Buchhaltungsthemen und vorbereitender Buchführung (z. B. Belegvorerfassung und Vorkontierung).
Du bezeichnest Dich als Generalist und Intrapreneur – also ein kleiner Unternehmer im Unternehmen, der seinen Aufgabenbereich eigenverantwortlich führt und dabei das große Ganze im Blick hat.
Du bist Self-Starter, Allrounder, Mitdenker, proaktiv, engagiert, verbindlich, organisiert, perfektionistisch und dienstleistungsorientiert.
Dir fällt jeden Tag etwas auf, was man besser machen könnte.
Du gehst professionell mit allen gängigen Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint) um und bist vertraut mit HR- und Buchhaltungsprogrammen.
Du hast einen Führerschein Klasse B und bist mobil.
Deine Heimat ist idealerweise das Agentur-/ Beratungsumfeld.
Du bist unkompliziert – Du stehst stabil mit beiden Beinen im Leben.
Du liebst Multitasking und Deine ehemaligen Chefs würden uns sagen, dass Du belastbar und ein wahres Organisationstalent bist.
Du sprichst und schreibst fließend Deutsch; englische Sprachkenntnisse sind von Vorteil.
Du behandelst sensible Themen mit Feingefühl und Diskretion.
Mal wird das Büro voller sein, mal leer – beides ist für Dich kein Problem.
Und nicht zuletzt: Dein Herz schlägt für HR.

Wir geben zu: Wir sind ein geiler Arbeitgeber.

Nur wenn jeder Mitarbeiter glücklich ist, sind wir es auch.

Unser Paket, Dein Vertrag.

Individuell auf Dich zugeschnittener Arbeitsvertrag. 4-Tage Woche, morgens um 8 starten, Home Office, 50 Tage Urlaub? All das geht. Vor allem geht es bei uns in 36h in der Woche. Die Du entweder als 4,5-Tage-Woche oder 4-Tage-Woche ausüben kannst. Heißt Freitags frei. Bei vollem Gehalt. Denn wir wollen, dass Dein Job zu Deinem Leben passt. Außerdem leben wir mobiles Arbeiten. Natürlich freuen wir uns über Besuch in unserem brandneuen Düsseldorfer Office, aber das geht auch nur 1x im Monat. Den Rest der Zeit wählst Du selber, wann, wie und wo Du arbeiten willst.

Unser Support, Dein Leben.

Unser ConcieYeaHRge Service macht Dir nicht nur am Arbeitsplatz das Leben leichter.

Damit Du Dich voll und ganz auf Deinen Job konzentrieren kannst, statten wir unser Office Management jährlich mit einem fixen Budget aus, um Dich auch privat zu entlasten. Dafür kannst Du erwarten: private Überraschungen oder Hilfe bei Restaurantreservierungen, Kinotickets, Wohnungsübergaben, Blumen für die Liebsten und und und …

Unser Angebot, Dein Progress.

Wir möchten, dass Du gesund bist und bleibst. Deswegen beteiligen wir uns an Vorsorgeuntersuchungen und bieten auf freiwilliger Basis Impfungen – wie z. B. die Grippeschutzimpfung – an.

Unsere Plattform „thx coaching und development“ stellt Live-Coaching, personalisierte Tools und Lernressourcen bereit. Direkt am Arbeitsplatz oder unterwegs, über Chat, digitales Video und mit einer interaktiven Lernumgebung helfen Dir externe Coaches, Dich weiterzuentwickeln.

Unsere Verantwortung, Dein Beitrag.

Jedes Jahr aufs Neue am International Day of Charity: 5. September wollen wir gemeinsam Gutes tun.

Was das ist, entscheiden wir Anfang des Jahres gemeinsam.

Unsere Casa, Deine Wahl.

Immer Anfang Januar bis Ostern mietet YeaHR! ein Firmenapartment.

Du willst dort arbeiten? Kein Problem: wir übernehmen Anreise und Unterkunft für maximal 1 Woche. Du willst die Familie mitnehmen? Auch das geht– die Reisekosten für die Familienmitglieder übernimmst Du. Du willst verlängern und Resturlaub abbummeln? Auch das geht – unter Kostenbeteiligung. 2022 heißt die Destination übrigens London.